Generalmente denominadas (CDC), las Especificaciones son un elemento clave en cualquier negocio. Ya sea en cualquier formato (pdf, word, etc.), las especificaciones permiten dar una visión clara de todas las especificidades, objetivos y limitaciones de un proyecto, lo que coronará el proyecto con éxito.En este contenido, daremos una definición y revelaremos todos los secretos del diseño de una especificación.
¿Qué es una especificación?
Una especificación es un documento diseñado durante la etapa de determinación del alcance de un proyecto. Este documento, asimilado a una guía, permite definir con precisión todas las etapas relacionadas con el éxito de un proyecto. En particular: las necesidades identificadas, los objetivos esperados, las limitaciones encontradas, las funcionalidades esperadas, así como los plazos previstos y el presupuesto estimado.
Básicamente, este contenido permite una planificación detallada y una gestión eficaz del proyecto.
Para una visión más clara, las Especificaciones proporcionan las siguientes características:
- Determinar los objetivos deseados.
- Definir las necesidades prioritarias del proyecto.
- Estimar el presupuesto a asignar y los plazos previstos para garantizar el éxito del proyecto.
- Desarrollar un plan de carga que piloteará la gestión de sus recursos.
- Alentar a todas las partes interesadas a emitir asesoramiento eficaz.
Además, considerado como referencia del contrato, el pliego de condiciones resulta ser un modelo esencial que protege las dos partes esenciales de cualquier proyecto. A saber: el órgano de contratación y el director del proyecto.
Por un lado, las Especificaciones permiten al poder adjudicador garantizar que la entrega cumplirá efectivamente con las expectativas explicadas. Por otro lado, este documento permite al director del proyecto gestionar adecuadamente el proyecto y cumplir plenamente con las expectativas del proveedor del servicio.
¿Para quién es una especificación?
Un pliego de condiciones se dirige, inicialmente, a los distintos colaboradores internos de la empresa. Este documento permite a todo el equipo del proyecto ‘ asimilar las especificaciones del proyecto para captar claramente los objetivos esperados, lo que les lleva a llevar a cabo bien sus misiones, yendo directamente hacia la meta esperada.
Cabe señalar que la participación de estos últimos podría ser fructífera, en términos de ideas y adiciones, ya que podrían mencionar elementos olvidados. En la misma línea, al comunicarse durante estas reuniones, los miembros del equipo podrían sugerir ideas innovadoras.
Además, el Pliego de Condiciones también se refiere a un perímetro exterior. En otras palabras, esta solución también está diseñada para ser compartida con diferentes destinatarios, incluidos: socios, proveedores de servicios, suministradores y clientes.
En el mismo sentido podemos citar, a modo de ejemplo, agencias especializadas en el ámbito web, agencias de comunicación, empresas de servicios digitales (ESN), así como editores de soluciones.
De hecho, este documento podría servir de base, susceptible de experimentar mejoras que deberán ser validadas por todos los miembros del equipo del proyecto, para el éxito de este proyecto.
Además, este modelo de guía también puede representar un apoyo contractual, cuando se utiliza para definir los distintos criterios de selección durante una licitación.
Como conclusión a esta parte, la forma de presentar las especificaciones y redactarlas depende en gran medida del destinatario que las recibirá.
¿Quién debería elaborar una especificación?
Generalmente, la tarea de redactar las especificaciones se asigna al director del proyecto .
Sin embargo, cabe señalar que el propietario del proyecto debe especificar las necesidades previstas. Así como los objetivos que se deben alcanzar para llevar a cabo el proyecto y que sea un éxito.
Los diferentes tipos de especificaciones
Especificaciones funcionales
Este tipo de especificación tiene como objetivo especificar los contornos principales de un proyecto. De hecho, las especificaciones funcionales permiten especificar las necesidades en las que deberá basarse el futuro producto, en términos de funcionalidades, respondiendo al mismo tiempo a las expectativas del cliente.
En otras palabras, es una especie de estructura del proyecto que resalta la información esencial. En particular: las limitaciones técnicas, las normas que deben respetarse, los plazos que no deben superarse, el servicio que deben prestarse, etc.
Este tipo de especificaciones se puede utilizar como base a la hora de diseñar las especificaciones técnicas, dado que incluye toda la información necesaria, es decir, en términos de necesidades funcionales o requisitos técnicos.
Especificaciones técnicas
Como su nombre indica, el pliego de condiciones técnicas se interesa por todas las facetas técnicas del proyecto.
Se basa principalmente en el alcance técnico, las herramientas a utilizar así como sus versiones, sin olvidar también interesarse por la viabilidad del proyecto en términos de la duración concedida y las limitaciones de seguridad.
En efecto, se trata de configurar las distintas limitaciones y exigencias del proyecto, desde el punto de vista técnico, centrándose esencialmente en los siguientes elementos:
- El entorno técnico.
- La viabilidad del proyecto.
- Limitaciones materiales, medioambientales, económicas, industriales, etc.
Presentación del proyecto y contexto.
Como ocurre con cualquier proyecto emprendido, una presentación del proyecto y el contexto es esencial .
En efecto, se trata de describir la empresa que solicitó el servicio, para tener una idea detallada del cliente, especialmente durante la intervención de terceros, para ayudarles a identificar mejor las expectativas de este último.
En cuanto a la visualización del proyecto aquí están los elementos esenciales a mencionar:
- El área de la actividad.
- Los servicios/productos estrella prestados.
- Su visión a corto/medio y largo plazo.
Además, en lo que respecta al contexto, es imperativo interesarse por los siguientes elementos:
- Las necesidades que se deben cubrir.
- Los problemas encontrados.
Necesidades y limitaciones del proyecto.
Una expresión clara de las expectativas es garantía de una mejor colaboración dentro de todo el equipo. La identificación de las limitaciones y necesidades del proyecto son pasos esenciales en la gestión de proyectos. Incluso en términos de apoyo e implicación de los distintos actores.
En este mismo sentido, puedes referirte a los siguientes ejemplos que expresan necesidades:
- Soporte de servicio postventa.
- Realización del medidor.
- Diseño de una herramienta final.
Como cualquier proyecto, es probable que el que está trabajando encuentre problemas, que deben compartirse con las partes interesadas lo antes posible, para poder resolverlos tomando las decisiones correctas.
A continuación se muestran ejemplos que puede encontrar, según su campo:
- Cumplimiento de la carta gráfica.
- Bloqueo por parte del sistema operativo.
- La necesidad de investigar nuevas funciones.
Recursos
Ya sean materiales o humanos, la movilización de recursos adecuados es un elemento clave y decisivo para el éxito de cualquier proyecto.
Por ello, es imperativo mencionar en el Pliego todos los recursos humanos y materiales esenciales para la realización exitosa del proyecto.
Límite de tiempo
Se trata de concretar los plazos para la realización de cada etapa del proyecto. Se trata, pues, de ser lo más realista posible, para no exponerse a dos casos:
- Presentar un trabajo de última hora.
- Entregar trabajo tarde.
Si se trata de un proyecto complejo, no dude en proponer hitos, que incluyan entregables a medida que avanza el trabajo, movilizando un cronograma a modo de diagrama de Gantt .
El software de planificación puede ayudarle a planificar estos pasos y realizar un seguimiento a lo largo del tiempo.
Necesidades financieras y presupuesto
¡No subestimes este paso esencial!
Fijar un presupuesto desde el principio es fundamental, dado que ofrece una visión de los potenciales proveedores de servicios a los que se recurrirá para la elaboración de sus presupuestos y, por tanto, la realización de las tareas.
Además, no olvide cubrir todos los pasos que contribuirán al éxito a largo plazo del proyecto, como por ejemplo: la escalabilidad de un sitio web o el coste del software de gestión de proyectos online.
Resultados deseados
Se trata de mencionar las diferentes expectativas expresadas por el prestador del servicio al realizar su solicitud. Así, los resultados del servicio/producto esperado deben ser claramente explicados y detallados, para una buena comprensión del entregable por parte de todos los miembros del equipo del proyecto.
Preguntas frecuentes: especificaciones
¿Qué cualidades se requieren en una especificación?
Para cumplir con su objetivo final, que es proporcionar una visión clara de todas las especificidades, objetivos y limitaciones de un proyecto, presentaremos las principales cualidades requeridas en una especificación.
La determinación de las distintas limitaciones de la ejecución del proyecto :
Se trata de especificar la duración necesaria para la creación del proyecto, el presupuesto previsto, la evolución del cronograma, así como un contrato desde el punto de vista jurídico.
La descripción de la solicitud exacta del cliente:
En primer lugar, es bueno comprender la solicitud del cliente para poder describirla exactamente en las Especificaciones . Este paso es muy importante porque ayuda a guiar a todas las partes interesadas hacia el objetivo del proyecto.
Identificar a los empleados interesados:
Se trata de designar el personal capaz de implementar el proyecto y crearlo. Además, cabe destacar que se puede detectar la necesidad de un proveedor de servicios.
¿Qué empresas deben tener especificaciones?
Para lograr los objetivos previstos, cualquier empresa o agencia debe contar con un Pliego de condiciones . A pesar de su sector de actividad, su tamaño, sus clientes, es un elemento clave en la gestión de proyectos.
Esta observación no se debe a una simple coincidencia. Ya que las especificaciones funcionales o técnicas ofrecen un conjunto de funcionalidades esenciales para la finalización exitosa del proyecto, supervisando este último desde el inicio hasta su entrega.
A modo de conclusión, sea cual sea el tipo de empresa, ya sea interna o externa, para licitaciones o contratos públicos, el pliego de condiciones representa un elemento clave, decisivo y esencial que contribuye tanto a su éxito como a su éxito.