El diagrama PERT, o “ Técnica de revisión y evaluación de programas ”, es una herramienta de gestión de proyectos. Te permite visualizar un proyecto dividido en secuencias de varias tareas. Dominarlo facilita el trabajo en equipo y aumenta la productividad de una empresa. Te contamos, a continuación, todo lo que necesitas saber sobre esta herramienta.
¿Qué es el gráfico PERT?
El gráfico PERT es una herramienta de gestión diseñada por una empresa privada estadounidense en el año 1958. El ejército de los EE. UU. fue el primer usuario . En plena Guerra Fría, lo utilizó para optimizar la producción de sus misiles. Se estima que durante este período habría ganado hasta tres años de productividad con estos diagramas.
Resumido en pocas palabras, el diagrama PERT es un método gráfico de gestión de proyectos , que se puede dibujar en una computadora o con un lápiz sobre papel. Se utiliza para representar las sucesiones de tareas que conducen a la ejecución de un proyecto.
Lejos de estar reservados al ejército estadounidense, los gráficos PERT son utilizados actualmente por muchas empresas privadas que actúan en sectores tan variados como la informática, el marketing o la industria automovilística.
El software de planificación suele ofrecer generación de gráficos PERT.
¿Por qué utilizar un gráfico PERT?
Un gráfico PERT tiene principalmente tres ventajas. Sirve para visualizar fácilmente gracias a una representación gráfica, todas las tareas que ya se han completado, están en progreso y aún faltan por iniciarse . Esto permite estimar de un vistazo el grado de avance de un proyecto.
Además, el gráfico PERT ayuda a visualizar las dependencias entre las diferentes etapas del proyecto . Esto le permite ver de un vistazo cómo encaja. Finalmente, cabe agregar que el diagrama PERT representa el tiempo necesario para completar cada secuencia de tareas. Estas dos últimas funciones son muy prácticas para saber en qué secuencia gastar sus recursos de forma prioritaria para cumplir los plazos.
Diagrama PERT y diagrama de Gantt: la diferencia
El diagrama PERT a menudo se concilia y compara con el diagrama de Gantt. Sin embargo, aunque ambos se utilizan en contextos similares y con fines de productividad , no tienen exactamente la misma utilidad. Vale la pena señalar tres diferencias…
Punto de referencia de forma libre versus ortogonal
El diagrama de Gantt utiliza una representación de palo sobre una marca ortogonal. En la abscisa está la línea de tiempo. Por el contrario, el gráfico PERT tiene forma libre : el tiempo es solo un dato que se muestra en cada nodo.
La ventaja de la visualización del diagrama de Gantt es que permite ver, según la longitud de un palo, la duración de la tarea a realizar. Por tanto, el diagrama de Gantt es más visual.
Además, en un diagrama de Gantt, el tiempo se puede expresar en fechas del calendario. De este modo podrá saber de un vistazo qué día del mes corresponde a una fecha límite. Por el contrario, en un gráfico PERT, las fechas se expresan en relación con un punto 0.
Ver dependencias
En ocasiones atribuimos al diagrama PERT la ventaja de materializar dependencias entre tareas . Es cierto que tuvo esta ventaja durante un tiempo, pero la forma moderna de los diagramas de Gantt también permite materializar dependencias. Por lo tanto, hoy hay un empate en este punto.
Consideración de márgenes
La verdadera ventaja del diagrama PERT sobre el diagrama de Gantt es su consideración de los márgenes.
De hecho, mostramos, para cada tarea, la fecha de finalización como mínimo y la fecha de finalización como máximo . La diferencia entre ambos valores constituye un margen. Esto le permite ver en qué tarea es aceptable llegar un poco tarde. Esto es muy útil para optimizar la gestión de recursos.
Gráfico PERT: los beneficios
En comparación con otras herramientas de gestión de proyectos , como los diagramas de Gantt o incluso las listas y tableros Kanban, el diagrama PERT tiene ventajas especiales. Arriba evocamos el concepto de margen, que permite optimizar la gestión de los recursos y favorecer el buen respeto de los plazos.
También permite, de forma más general, representar de forma muy visual las dependencias en cadenas, llamadas secuencias, y así asegurarse de realizar las tareas en buen orden.
Nudos
El nodo de un gráfico PERT es un círculo dividido en tres compartimentos . Se materializa una etapa del proyecto. En el compartimento superior está el número de paso. En los dos compartimentos siguientes se indica la fecha de finalización como mínimo y la fecha de finalización como máximo. Sus etapas son las tareas del proyecto, así como el inicio y el final del proyecto.
Dependencias
En un gráfico PERT, las dependencias se materializan mediante flechas , que vinculan las tareas. Se dice que una tarea es dependiente cuando el punto de partida para su realización está condicionado por la realización de una tarea previa, denominada “antecedente”. “.
En la mayoría de los gráficos PERT y rutas de formulario se encuentra una sucesión de dependencias llamadas «secuencias».
Por convención, anotamos junto a cada una de las flechas que materializan las dependencias el tiempo estimado de finalización de la siguiente tarea.
secuencia critica
Una vez que se han completado los pasos de construcción del diagrama PERT, la secuencia crítica es directamente evidente . Representa la sucesión de tareas cuya fecha de finalización más temprana es la misma que la fecha de finalización más tardía.
La secuencia crítica es, de hecho, la que tardará más en completarse.
Es en la secuencia crítica donde es necesario poner el máximo de recursos para no quedarse atrás.
Para hacer un gráfico PERT, primero debes crear una tabla con tres columnas . Estas columnas corresponden al tiempo estimado de finalización de la tarea y al historial de identificación de la tarea .Una vez creada esta tabla, podemos comenzar a crear el gráfico PERT. Mostrarán a más tardar las fechas de finalización, así como la secuencia crítica.
Identificación de tareas
La identificación de tareas es un proceso arbitrario. La identidad de una tarea es simplemente la referencia por la cual tu equipo la reconocerá durante el proyecto. Puedes designar una tarea mediante un nombre que la resuma, mediante un número o incluso una letra.
Calcular la duración de cada tarea.
La duración estimada de una tarea también son datos cuya fuente es externa al gráfico PERT. Depende de usted utilizar el conocimiento de su empresa, sus procesos y las estadísticas que ya ha recopilado para intentar establecer la estimación más precisa posible.
Identificar dependencias entre tareas.
En la tabla que sirve de base al diagrama PERT identificamos las dependencias gracias a la columna “antecedentes” . Si, por ejemplo, una tarea B tiene una tarea A como antecedente, entonces se dice que la tarea B depende de la tarea A.
Una tarea puede tener más de un antecedente. En este caso, su consecución está condicionada a la realización del mayor número de tareas. En el diagrama, conectaremos estos antecedentes del mismo nivel mediante líneas de puntos para representar sus vínculos. Luego derivaremos la flecha de dependencia del antecedente que tenga, a más tardar, la fecha de finalización más larga.
Además, algunas tareas no tienen antecedentes. Estas tareas son independientes. LAS tareas independientes se inician al comienzo del proyecto y, por lo tanto, se representan en el extremo izquierdo del gráfico PERT. El diagrama PERT comienza con tantas secuencias como tareas independientes haya.
Indique la fecha como mínimo y la fecha como máximo
Para determinar las fechas más tempranas de finalización, es muy sencillo. La fecha de finalización más temprana de la primera tarea de una secuencia corresponde exactamente a su tiempo de finalización estimado . La fecha más temprana de finalización de la tarea que depende directamente de ella corresponde a la suma de las duraciones estimadas de finalización de estas dos tareas, y así sucesivamente.
Para determinar a más tardar las fechas de finalización , es necesario identificar las ramas en las que una tarea depende de varias otras. Como decíamos, los antecedentes del mismo nivel están conectados por líneas de puntos. Todos estos antecedentes tendrán una fecha de finalización más tardía igual a la fecha de finalización más temprana de la secuencia crítica, es decir, de aquella cuya fecha de finalización más temprana sea la más alta.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el propósito principal de un gráfico PERT?
El objetivo principal de un diagrama PERT en la gestión de proyectos es representar las dependencias entre las etapas de un proyecto . Esto permite trabajar en el orden correcto, y también ver las diferentes secuencias de tareas que conducen a la ejecución de un proyecto, llamadas secuencias. Al mostrarse la duración estimada de finalización de cada secuencia, es fácil ver en un diagrama PERT los momentos llamados “críticos” en los que existe el riesgo de quedarse sin tiempo. Esto ayuda a tener una mejor gestión de los recursos para cumplir mejor los plazos.
¿Cuál es el principio del método PERT?
La metodología PERT gira en torno al concepto de “red” . La red PERT es la representación gráfica de las tareas de un proyecto y sus dependencias, con círculos llamados “nodos” que están conectados por flechas.
¿Cómo hacer un gráfico PERT en Excel?
Para hacer un gráfico PERT en Excel, simplemente puedes usar la función “Ilustraciones” , que encontrarás en la pestaña “Insertar” de la barra de tareas de la hoja de cálculo. Utilice esta función para dibujar círculos y flechas correspondientes a los nodos del diagrama y sus dependencias.
Para automatizar la creación de un diagrama en las computadoras, puede utilizar el software de gráficos PERT, gratuito o de pago, que puede encontrar de forma sencilla en Internet.