Desde 2016, la publicación del RGPD por parte de la Unión Europea ha endurecido las condiciones de uso de datos personales con fines comerciales . Por lo tanto, es fundamental obtener el consentimiento de un contacto antes de sondearlo para evitar procedimientos judiciales. Es en este contexto que una empresa debe asegurarse de disponer de un procedimiento de suscripción de correo electrónico antes de enviar sus primeras campañas . En este artículo, volveremos a explicar qué es exactamente la suscripción por correo electrónico y cómo la rige la ley. Luego volveremos a las acciones a implementar para garantizar el cumplimiento de la ley, sin reducir sus tasas de conversión.
Opción de suscripción por correo electrónico: ¿qué es?
El opt-in de correo electrónico es un procedimiento supervisado mediante el cual una empresa consulta sobre el consentimiento de sus contactos para enviar campañas de correo electrónico de prospección . L ‘ suscripción de correo electrónico único debe distinguirse de la doble suscripción y exclusión voluntaria .
Opt-in: la base del consentimiento por correo electrónico
La ley sobre el uso de datos personales exige la implementación de un procedimiento de opt-in antes de enviar publicidad por correo electrónico, SMS, MMS o fax . Podemos resumir el opt-in de la siguiente manera: si el destinatario no dijo “sí”, entonces es “no” . Allí, la CNIL ofrece ejemplos de avisos que deben aparecer en el contexto de una suscripción voluntaria por correo electrónico . Por ejemplo, cuando un nuevo contacto se suscribe a su newsletter se puede mostrar el siguiente campo : “ Acepto que mi dirección de correo electrónico se utilice para recibir ofertas comerciales por correo electrónico de la empresa *** ”. Este campo debe tener una opción de validación (casilla de verificación).
Otros tipos de permisos
optar por no
La exclusión voluntaria es un procedimiento ligeramente diferente para obtener el consentimiento de un destinatario para el uso de sus datos. Su principio refleja el opt-in: siempre que un contacto no haya dicho “no” al sondeo, entonces se considera “sí” . Tenga en cuenta que la ley establece que la exclusión voluntaria se refiere principalmente a la prospección por teléfono y por correo postal . Sin embargo, como excepción, existe un caso en el que la exclusión voluntaria es obligatoria en el envío de correo electrónico . Se trata de la situación en la que la empresa se dirige a uno de sus clientes que ya le ha comprado productos similares o análogos a los propuestos.
El doble opt-in
LA doble opción se realiza bajo un procedimiento libre, que la ley no impone. Consiste en consultar por segunda vez, tras el registro, el consentimiento del destinatario para el envío de promociones. En la práctica, el doble opt in se realiza por correo electrónico para enviar un mensaje de bienvenida al nuevo suscriptor de una newsletter . En este mensaje de bienvenida, introducimos un enlace de confirmación.
El suscriptor deberá hacer clic en este enlace para confirmar su consentimiento para recibir mensajes y contenidos . De hecho, la doble suscripción se utiliza con fines de marketing más que legales. Garantiza, en particular, que la dirección de correo electrónico proporcionada por la persona registrada es válida y utilizada. Este procedimiento refuerza la salud de una lista de contactos y mejora la capacidad de entrega de las campañas de correo electrónico . El doble opt-in también puede ser una oportunidad para calificar rápidamente a tus nuevos contactos . En particular, puedes aprovechar el correo electrónico de bienvenida para preguntar a todos cuáles son sus intereses (relacionados con tu negocio).
Suscripción de correo electrónico y RGPD: ¿Qué dice la ley?
El procedimiento de suscripción está enmarcado legalmente, en particular por el RGPD , para todo registro posible en una base de datos .
Los fines del RGPD
GDPR es el acrónimo de Reglamento General de Protección de Datos . Este documento ha sido editado y publicado por la Unión Europea , lo que le otorga la misma fuerza de ley. En Francia, la CNIL es el organismo que vela por el cumplimiento de sus disposiciones . Este comité investiga las prácticas de las empresas francesas y puede emprender acciones legales si lo considera necesario.
El objetivo del RGPD es garantizar a los ciudadanos de la Unión Europea que sus datos personales se recopilan y utilizan con transparencia . Para el Parlamento Europeo, este es un derecho fundamental que cada Estado debe garantizar. Gold, la dirección de correo electrónico forma expresamente parte de los datos personales cuyo uso se rige por el RGPD .
Consentimiento inequívoco
Como hemos visto, el RGPD obliga a las empresas a recabar el consentimiento de sus contactos para el uso de sus datos personales . Además de la definición de procedimientos rigurosos (aceptación y exclusión voluntaria), el RGPD define tres criterios esenciales que toda encuesta de consentimiento debe cumplir :
- Claridad : se entiende sin ambigüedad que en caso de consentimiento, la dirección de correo electrónico de su contacto será utilizada con fines comerciales;
- Transparencia : una frase informa a su destinatario la forma exacta en que se utilizará su dirección de correo electrónico;
- Univocidad : la frase está formulada de forma que no induzca a error (sin doble negación en particular).
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Para quien ?
EL GDPR protege los derechos de los consumidores . Por tanto, son estas las empresas B2C las que deben observar sus disposiciones. En el contexto B2B, la exclusión voluntaria sigue siendo el principio para la prospección por correo electrónico.
El caso de los mensajes publicitarios B2C
En economía distinguimos entre negocios B2B y negocios B2C . La calidad de B2C Business to Consumer, es la de la empresa que vende productos y servicios a particulares . Por el contrario, la calidad del B2B Business to Business, es la de la empresa que vende sus servicios a otras empresas .
Resulta que el RGPD sólo atiende por el momento a proteger los derechos de los consumidores . En otras palabras, sus disposiciones se aplican a las empresas B2C. Por lo tanto, su legislación sigue siendo mucho más flexible en lo que respecta a la prospección de empresas. En este sentido, el opt-out sigue siendo un principio: se supone que la empresa da su consentimiento salvo aclaración en contrario .
De manera similar, la campaña con fines benéficos se encuadra dentro de un marco legal más flexible. Recordémoslo una vez más: el RGPD sólo protege los derechos de los consumidores . Sin embargo, el colaborador de una asociación no se define como tal. Así, una asociación puede solicitar contactos libremente y también seguir un procedimiento de exclusión voluntaria.
Además, el RGPD también define las reglas para darse de baja . EL derecho a retirar el consentimiento debe garantizarse en cualquier momento al consumidor , y esto no debe confundirse con el procedimiento de exclusión voluntaria. En otras palabras, un contacto que optó por suscribirse aún debe beneficiarse de cada correo electrónico que reciba un enlace para cancelar la suscripción . Es obligatorio y la empresa que no respeta esta obligación infringe la ley.
Por último, es importante mencionar la protección de los menores , que el RGPD ha venido a reforzar. De hecho, el RGPD especifica que la información proporcionada durante la encuesta de consentimiento debe poder ser entendida por un menor (lo que se refiere al requisito de claridad visto anteriormente en esta publicación). Además, se requiere la autorización de un tutor legal para consentir la recepción de mensajes publicitarios por correo electrónico cuando el menor sea menor de 16 años.
Suscripción por correo electrónico: 4 acciones que no debe perderse
Veamos ahora las 4 acciones que no debes perderte para asegurar que tus procedimientos de opt-in cumplan con la ley.
1- Recopilar preferencias en listas separadas
Si su estrategia de marketing por correo electrónico emplea varios procesos diferentes, el consentimiento a uno no implica necesariamente el consentimiento al otro . Por ejemplo, es posible que uno de tus contactos haya dado su consentimiento para recibir una newsletter, pero no para recibir correos electrónicos comerciales automatizados (relanzamiento de carritos abandonados, retargeting, etc.). Lo contrario también puede ser cierto. Sin embargo, en una misma lista de contactos pueden coexistir diferentes grados de consentimiento, especialmente si tu empresa ha cambiado recientemente su estrategia de marketing. Para no correr el riesgo de confusión, es importante segmentar sus listas de correo electrónico en función de los consentimientos recopilados. Un software de envío de cupones por correo electrónico nos permite hacerlo.
2- Proponer un enlace de baja en cada correo electrónico
Como comentábamos anteriormente, la presencia de un enlace de baja en cualquier correo electrónico comercial es una obligación legal . Por tanto, es necesario asegurarse de introducir este enlace.
Además, garantizar esto es realmente beneficioso en términos de marketing. De hecho, el contacto que quiera darse de baja probablemente nunca comprará nada de su empresa. . En cambio, si no le permite hacerlo fácilmente, podrá presentar una denuncia. Sin embargo, una queja puede provocar una sanción por parte de su servidor de envío y un mayor riesgo de rebote. De ahí la importancia de orientar bien a los usuarios de Internet que podrían estar interesados en su contenido.
3- Conserva los (preciosos) permisos
Además, de nada sirve preguntar por el consentimiento de tus contactos si no puedes demostrar que tuviste ese consentimiento. Por lo tanto, guardar permisos garantizará que esté protegido contra posibles sanciones. . Además, puede facilitar la transferencia de una lista de contactos de un autorespondedor a otro, siendo este último el que ahora supervisa la forma en que sus clientes gestionan sus bases de datos .
4- Notifica tu listado de procesamiento y almacenamiento de datos
Por último, el RGPD también exige que notifiques a tus contactos sobre el tratamiento de sus datos personales. , en caso de un cambio importante en los procedimientos. Por ejemplo, si decides almacenar sus datos en servidores ubicados fuera del área de la Comunidad Europea, tienes que hacérselo saber . Lo mismo se aplica si cambia de proveedor para gestionar su marketing por correo electrónico.
Preguntas frecuentes: correo electrónico de suscripción
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de las reglas de inclusión y exclusión voluntaria?
LAS penas son potencialmente altas . La legislación francesa prevé una posible suspensión del sitio web de la empresa, con o sin multa de hasta el 4% del volumen de negocios, hasta un límite de 20 millones de euros. En 2022, la CNIL condenó a un grupo hotelero francés a pagar una multa de 600.000 euros, entre otras cosas por incumplimiento del opt-in .
¿Cuáles son las buenas razones para utilizar el doble opt-in?
LA doble suscripción nos permite primero asegurarnos de que sus correos electrónicos no lleguen al filtro de spam de sus nuevos suscriptores . De hecho, puede invitarlos como parte de un correo electrónico de bienvenida a agregar su empresa a su lista de contactos de confianza .
Además, la doble opción le asegura que las direcciones de correo electrónico que recopila están vivas (existen y se utilizan). Esto garantiza una mejor capacidad de entrega. Sin embargo, los servicios de mensajería se basan en la capacidad de entrega del correo electrónico para calificar la calidad de sus dominios y servidores salientes. Por lo tanto, esto también limita el riesgo de que sus campañas de prospección sean clasificadas como spam .
¿Qué pasa con el marketing por correo electrónico B2B y la exclusión voluntaria?
Al igual que la prospección benéfica, el marketing por correo electrónico B2B sólo está sujeto a una obligación de exclusión voluntaria . Es decir, la empresa que se acerca debe otorgar a sus contactos la posibilidad de indicar su no consentimiento para recibir nuevos correos electrónicos. Por otro lado, no es necesario realizar la encuesta de consentimiento antes de enviar el primer mensaje comercial .