Como sabes, gestionar un proyecto no es fácil. Y esto, sobre todo cuando se trata de definir con precisión los roles y responsabilidades de su organización. Es necesario utilizar herramientas potentes como la matriz RACI para ahorrar tiempo y mantener la eficiencia . Si es director de proyectos o tiene experiencia en la gestión de proyectos, probablemente haya oído hablar de él.
¿Qué es la Matriz RACI? ¿Qué significa esta sigla? ¿Cuáles son las ventajas y cuál es el procedimiento a seguir para su implementación? Encuentre todas las respuestas a sus preguntas en nuestro artículo a continuación.
La definición de la matriz RACI.
Su principio es simple: dar una visualización clara y precisa de la distribución de roles para cada miembro del equipo del proyecto . También permite asegurar que cualquier actividad planificada en el proyecto tenga un responsable.
El acrónimo RACI significa:
- Gerente o director;
- Responsable o aprobador;
- Consultado o consultado;
- Informado o informado;
Como habrás comprendido, cada letra se refiere a un nivel de responsabilidad específico.
Ver también: El mejor software de gestión empresarial.
¿Por qué utilizar la matriz RACI para la gestión de proyectos?
Cualquiera puede utilizar la matriz RACI , independientemente del tamaño y la complejidad de un proyecto. A continuación los beneficios que puedes obtener de su uso:
- Aclaración de roles y responsabilidades : elimina ambigüedades respecto a los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo del proyecto. Se reducen así los conflictos y las frustraciones.
- Comunicación mejorada : al definir claramente los roles de las partes interesadas, promueve una comunicación abierta y transparente entre los miembros del equipo del proyecto.
- Menos riesgo de retrasos : una distribución clara de responsabilidades minimiza el riesgo de confusión en cuanto a la naturaleza de las tareas a realizar. El equipo del proyecto no está disperso y, por tanto, no pierde el tiempo.
- Mayor eficiencia : las partes interesadas saben exactamente qué hacer y qué no hacer. De este modo, pueden centrar sus esfuerzos y los recursos puestos a su disposición en las tareas que se les confían.
- Mejor control y seguimiento del progreso del proyecto : el director del proyecto no tendrá dificultades para seguir el progreso del proyecto. ¿Qué tareas están completadas y qué tareas quedan por hacer?
Notado : aunque se recomienda encarecidamente el uso de la matriz RACI, tenga siempre en cuenta que su objetivo es hacerle ganar en rendimiento. Este método de gestión no garantiza el éxito, el respeto de la entrega y la rentabilidad financiera del proyecto. Como bien sabes, el éxito de un proyecto depende de varios factores al mismo tiempo. El método RACI simplemente aumenta tus posibilidades de alcanzar tus objetivos . Esta observación es válida para muchos métodos de gestión de proyectos .
¿Cuáles son los pasos para construir una matriz RACI?
Para que la gestión de tu proyecto sea óptima debes contar con una matriz RACI robusta. Y para hacer esto, debes seguir estos pasos:
Paso 1: identificar las partes interesadas
Identificar a todos los actores clave involucrados en el proyecto . Tu lista debe ser exhaustiva. ¿Quiénes son los miembros del equipo, el Project Manager , clientes, proveedores, patrocinadores, coordinadores, etc.?
Paso 2: enumera las tareas
Realizar un inventario de todas las acciones a realizar para llevar a cabo el proyecto. Asegúrese de que las tareas sean claras y concisas para evitar cualquier ambigüedad. No dudes en adquirir un software de gestión de tareas para seguirlas.
Paso 3: asignar roles de RACI
Cada actor debe tener un rol específico para cada tarea definida. Los roles en cuestión son los enumerados en el primer párrafo. Atención ! Debe haber un solo aprobador y al menos un responsable, uno consultado y otro informado por tarea.
Paso 4 – Comunicar la matriz RACI
Comunicar la matriz RACI a las partes interesadas del proyecto. De esta manera podrán validarlo, comprenderlo y tomar conciencia de sus roles y responsabilidades. Si es necesario, se pueden hacer ajustes.
Paso 5: capacite a su equipo sobre el uso de la matriz RACI
Explique a su equipo el principio de la matriz para que puedan comprender sus entresijos.
Paso 6 – Integrar la matriz RACI en el proyecto
Asegúrese de que la matriz RACI sea visible y de fácil acceso para todos los miembros del equipo del proyecto. Úselo como herramienta de referencia para monitorear el progreso del proyecto, permitir una comunicación clara y fomentar una colaboración efectiva.
Paso 7: actualice periódicamente la matriz RACI
El proyecto y los roles evolucionan. Así que piensa en actualizar tu matriz con el tiempo para no perderte. Tampoco hay nada que le impida realizar algunos cambios si cree que podrían ayudar a mejorar sus resultados.
Los diferentes roles de la matriz RACI
La matriz RACI involucra 4 roles principales , cada uno con diferentes responsabilidades. Descúbrelos en detalle en los párrafos siguientes.
Informado
El papel de Informados (I) concierne a los actores que deben estar informados del progreso y de los resultados de una tarea, sin embargo, sin participar activamente en su realización.
Reciben actualizaciones periódicas para garantizar que estén al tanto del progreso del proyecto. La idea aquí es mantener una comunicación transparente y garantizar que la información esencial se comparta con las partes interesadas.
Consultado
Los Actores Consultados (C) son aquellos que aportan su experiencia y asesoramiento en una tarea específica. Se les solicita que proporcionen información , recomendaciones o comentarios antes de realizar la tarea.
No son responsables de completar la tarea, pero sus aportes son esenciales para garantizar que se sigan las mejores prácticas y se eviten posibles errores.
Responsable (director)
El rol de Responsable(R) se asigna a la persona encargada de realizar la tarea . Esta persona es responsable de la ejecución y entrega de la tarea dentro del tiempo y calidad esperados.
Debe asegurarse de comprender las expectativas , los requisitos y los plazos asociados con la tarea . También debe trabajar en estrecha colaboración con otras partes interesadas para garantizar un resultado satisfactorio.
Responsable (aprobar)
El Contador (A) es la persona que tiene la responsabilidad final de la tarea . Es responsable de aprobar y validar el trabajo realizado por el Responsable (R).
Debe asegurarse de que la tarea se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos y estándares del proyecto y que cumpla con las expectativas del cliente o de las partes interesadas relevantes. En caso de problemas o fallas, el Contador es responsable y toma medidas para rectificar la situación.
Un ejemplo de matriz RACI
A continuación se muestra un ejemplo de matriz RACI para un proyecto de desarrollo de una nueva aplicación móvil para una empresa:
| Lista de quehaceres | Gerente de Proyecto (A) | Desarrollador (R) | Diseñador (R) | Probador (R) | Gerente de Producto (C) | Equipo de marketing (yo) |
| Definición de requisitos | TIENE | contra | I | |||
| Diseño de interfaz | R | contra | I | |||
| Desarrollo de aplicaciones | R | contra | I | |||
| Pruebas de aplicaciones | R | contra | I | |||
| Lanzando la aplicación | TIENE | contra | I |
En este ejemplo, los roles para cada profesión se definen de la siguiente manera :
Gerente de Proyecto (A)
Define los requisitos y es responsable del lanzamiento del proyecto, ya que es el principal responsable del éxito del proyecto. Es él quien valida y aprueba las etapas clave del proceso desde el inicio ( reunión kick off ) hasta el final del proyecto.
Desarrollador (R)
Es el responsable del desarrollo de la aplicación . Vela porque éste se desarrolle de acuerdo con los requisitos y normas técnicas previstas al efecto.
Diseñador (R)
Diseña la interfaz de la aplicación de acuerdo con los requisitos y expectativas de los usuarios y del gerente de producto (C).
Probador (R)
Prueba la aplicación para ver si funciona como debería . Identifica errores y problemas de rendimiento, si los hay. Su finalidad es garantizar que la aplicación sea cualitativa.
Gerente de Producto (C)
Proporciona asesoramiento y orientación sobre los requisitos del producto y participa en la evaluación de los entregables.
Equipo de marketing (yo)
Se le informa sobre las diferentes etapas del proyecto (avances, resultados, etc.) para que pueda preparar acciones de comunicación y promoción de la solicitud.