Una buena estrategia de CRM y de prospección depende, en particular, de la calidad de los datos del cliente . Es imperativo establecer una buena gestión de bases de datos . Esto requiere actualizaciones o una limpieza periódica para evitar errores y evitar realizar ventas.
Pero, ¿qué es exactamente una base de datos CRM ? ¿Cómo limpio la base de datos de clientes? Esto es lo que veremos en este artículo que responde a la pregunta: ¿ cómo limpiar las bases de datos de tus clientes? Con el fin de mantener una base de datos de clientes limpia para un uso y experiencia eficaz de sus datos.
¿Qué es la base de datos CRM?
Antes de analizar la limpieza de la base de datos de clientes, veamos qué es. CRM significa Gestión de Relaciones con el Cliente o gestión de relaciones con el cliente en francés.
Por lo tanto, la base de datos CRM también se denomina base de datos de clientes. Como su nombre indica, reúne toda la información que la empresa ha recopilado sobre sus contactos y sus clientes .
Los campos que se encuentran en una base de datos de clientes son variados y también dependen de las empresas. Esto es lo que encontramos con más frecuencia:
- Datos personales: todo lo relacionado con el cliente, prospecto o prospecto. Como estado civil, nombre, edad, dirección de correo electrónico, número de teléfono…
- Fuente de leads: dependiendo del punto de contacto del cliente con la empresa (redes sociales, páginas de destino, etc.), el CRM puede mantener automáticamente la fuente de leads.
- Interacciones a lo largo del recorrido del cliente : último comentario, última llamada…
- Historial de compras: todas las compras realizadas por un cliente
- Información diversa: toda la información que puede utilizarse para establecer una relación duradera. Como las aficiones del cliente, el nombre de sus hijos, su mascota….
- Tasa de participación: la última vez que el cliente se puso en contacto con la empresa, o cuándo visitó su sitio web por última vez…
Esto permite por tanto centralizar todos los datos de un cliente o cliente potencial . Esto permite optimizar la estrategia de gestión de la relación con el cliente y lograr un crecimiento en la generación de leads.
La gestión de bases de datos ha cambiado mucho en los últimos años. En particular gracias a la automatización del marketing . De hecho, ahora existen muchos software CRM . Estos software CRM permiten, entre otras cosas, facilitar la gestión de la base de datos pero también su enriquecimiento.
Una base de datos de clientes es esencial para las empresas enfocadas en vender productos o servicios . Ayuda a comprender los deseos y necesidades del cliente .
Pero, sobre todo, permite identificar leads o prospectos prometedores, o un cliente fiel . Para poder configurar una estrategia CRM optimizada.
¿Qué es una base de datos limpia?
En concreto, una base de datos CRM se considera limpia si no contiene duplicados. Y si los datos de contacto no son incorrectos.
De hecho, no hay nada más frustrante para una empresa que darse cuenta de que la información de los clientes está obsoleta. Especialmente cuando sucede en el momento de contactar con clientes o prospectos .
Estos datos incorrectos hacen perder tiempo y dinero a la empresa. Una base de datos de clientes propia permite por el contrario una perfecta alineación de los equipos de marketing y comerciales . Y así una estrategia CRM más eficiente.
Por lo tanto, el CRM de limpieza de bases de datos garantiza que no haya duplicados. Y que toda la información esté actualizada.
Si su empresa utiliza o desea utilizar herramientas de automatización , es fundamental limpiar su base de datos de CRM . Esto le permitirá aprovechar al máximo sus herramientas de CRM .
Puede parecer que lleva mucho tiempo. Pero la limpieza de archivos de un cliente le permitirá ahorrar mucho dinero a largo plazo . Tanto financieros como temporales.
Tu estrategia será más efectiva y perderás menos oportunidades de ventas. De hecho, los datos erróneos son oportunidades perdidas.
Limpiar su base de datos de CRM: buenos consejos y sugerencias de implementación
1. Establecer un plan
Antes de implementar acciones y limpiar los datos de los clientes en sentido estricto, es necesario analizarlos. De hecho, debe tomarse el tiempo para estudiar los datos recopilados para identificar cuáles utiliza realmente.
Luego, identifica la información que falta, la que no sirve y la que “contamina” tu base de datos de CRM .
Una vez que hayas identificado las carencias y puntos débiles de tu base de datos , elabora un plan. La creación de este plan correctivo puede llevar tiempo. Pero no es menos crucial para optimizar la gestión de la base de datos de clientes .
2. Verifique los datos que se ingresan
Según el plan correctivo establecido, deberá determinar un procedimiento de verificación de sus datos . Y esto desde el punto de contacto, es decir desde la entrada.
Ya sea que lo hagas solo o con una herramienta CRM este procedimiento de verificación debe establecerse lo antes posible. En particular, esto le permitirá ahorrar un tiempo precioso en el futuro.
Efectivamente, si al entrar se verifican datos , no tendrás que hacerlo más adelante. De esta manera optimizas la gestión de la base de datos y al mismo tiempo optimizas tu estrategia CRM .
3. Verificar la exactitud de los datos
Ya lo hemos mencionado, la información incorrecta hace perder tiempo y dinero. Eso sí, dependiendo del tamaño de tu base de datos de clientes , tardará más o menos tiempo. Pero nuevamente, los beneficios son significativos.
Para lograr esta verificación de datos , puedes hacerlo tú mismo. O utilice software de gestión de relaciones con los clientes. Última opción, puede contratar a un consultor que verificará la exactitud de sus datos y realizará una actualización .
Otra solución: pide a tus contactos que te envíen su información actualizada . Compara poco a poco las respuestas con los datos que tienes para realizar una actualización.
4. Eliminar duplicados
No es raro tener duplicados en una lista de contactos de un expediente de prospección comercial . Esto puede deberse a varias cosas:
- Una ortografía/sintaxis diferente. lo cual puede deberse a un error de entrada o a una falta de estandarización . Por ejemplo, «NombreNombre» VS «nombrenombre».
- La ausencia de un identificador único. Es común que cada servicio utilice su propio identificador. Por ejemplo, el correo electrónico del Servicio de marketing . El apellido o nombre del departamento de ventas . Esto distorsiona la conciliación de datos .
- El cliente proporciona información diferente. Según las fuentes de datos , el cliente puede ingresar información diferente. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico al rellenar un formulario y otra al contactar con los clientes. Este también puede ser el caso de los números de teléfono.
Durante este paso se debe tener cuidado de eliminar los errores y los duplicados . Hay que asegurarse de que no sean dos personas diferentes (homónimos por ejemplo).
5. Configurar la automatización
Es importante enriquecer y actualizar los datos de los clientes periódicamente . Para lograr esto, puede utilizar software de automatización de marketing para crear escenarios automatizados de enriquecimiento de datos.
Muchas herramientas de bases de datos están muy bien pensadas. Esto lo hará más eficiente y simplificará enormemente la limpieza de la base de datos de CRM.
Existen muchas herramientas de prospección especializadas en enriquecer las bases de datos de clientes.
Elija una herramienta que coincida con su fuente de datos y que le permita realizar fácilmente la segmentación de clientes . Esta acción te permitirá optimizar tu estrategia de campaña de CRM .
Pero tenga cuidado, sea cual sea la herramienta crm que elija, deberá cumplir con la normativa vigente sobre el uso de datos.
6. Haga un seguimiento regular
Una vez realizada la limpieza de datos , el trabajo no termina ahí. Es necesario establecer un mantenimiento para garantizar un seguimiento regular . Esto le evitará tener que volver a iniciar la limpieza completa de la base de datos dentro de un tiempo.
Apuesta por la colaboración de tus equipos. Recuerde explicarles la información útil a recopilar y el resto de reglas a seguir.
Otra solución para evitar la recopilación de datos “ inútiles ” : limitar el uso del campo de texto libre. La información contenida a veces es difícil de clasificar e ingresar en una base de datos de CRM . Por tanto, es preferible utilizar campos con opciones cerradas. Esto facilitará la gestión de la base de datos.
Por último, considera limpiar tu base de datos periódicamente . Una vez al mes puede ser suficiente dependiendo del tamaño de la empresa. Y esto te permitirá tener siempre una base de datos de clientes limpia y clara.