La planificación de proyectos es crucial para las empresas. De hecho, las empresas deben gestionar decenas de proyectos diferentes segmentados en una multitud de tareas compartidas por muchos actores internos y externos.
Este artículo detalla los procesos habitualmente puestos al servicio de una planificación eficiente .
¿Qué es la planificación de proyectos?
En la gestión de proyectos , el retraso es un problema recurrente. De hecho, a las empresas les resulta difícil estimar de forma realista la duración real de un proyecto realizado por primera vez. La calibración se vuelve más precisa con la experiencia.
Sin embargo, un proyecto adecuadamente planificado puede limitar los riesgos así como el alcance de sus consecuencias.
En primer lugar, la elaboración de un plan implica una reflexión sobre la división en secuencias del proyecto, sobre la vinculación de estas secuencias y sobre los recursos que será necesario asignarle. Estas reflexiones contribuyen a una mejor estimación de los plazos y los resultados.
Luego, dividir el proyecto en secuencias permite, durante el desarrollo de un proyecto, ver en tiempo real el ritmo de avance. Esto permite anticipar un retraso y los riesgos y comunicar la información previamente al cliente para evitarle una fuerte decepción.
¿Cuáles son las herramientas de planificación de proyectos?
Para visualizar la programación de las tareas del proyecto se utilizan diversas representaciones gráficas, incluida la red PERT o el diagrama de Gantt que mencionamos anteriormente.
Estos gráficos se han dibujado a mano durante mucho tiempo. La computadora actual hace que esto sea más fácil con la ayuda de herramientas en línea .
Incluso el software gratuito de planificación de proyectos puede proporcionar un aumento notable de la productividad en comparación con el papel y el lápiz. Y al pagar una suscripción, a menudo razonable, puede desbloquear funciones de gestión de proyectos más avanzadas.
Aclarar los parámetros del proyecto.
Tradicionalmente, el proyecto se divide en etapas llamadas “ciclos de vida”. Según el libro “Project Management Body of Knowledge”, referente en materia de gestión, los cinco ciclos de vida de un proyecto son: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
Durante la fase de planificación del proyecto se determinan varios parámetros:
El resultado esperado
Es a partir de esta expectativa que juzgaremos el éxito de un proyecto . El resultado esperado se divide en varios criterios recogidos en una especificación (o en un backlog). Estos criterios dan una primera idea de la secuencia futura del calendario.
Tiempo y presupuesto asignado
Durante la fase de lanzamiento del proyecto , a menudo se ratifica un estatuto entre el director del proyecto y la dirección de la empresa. La cantidad de recursos asignados al proyecto está prevista en esta carta, incluidos especialmente el tiempo y el presupuesto.
El desafío para el Gerente de Proyecto será entonces asignar estos recursos tarea por tarea de manera óptima.
La constitución del equipo.
También es durante la fase de planificación cuando el director del proyecto forma su equipo. Debemos asignar sabiamente el rol correcto a la persona adecuada y promover sinergias positivas entre los miembros del equipo para lograr la productividad óptima .
La estrategia
Finalmente, cualquier proyecto debe tener un plan y una estrategia. Existen varios métodos de gestión de proyectos más o menos complejos de implementar. En cualquier caso, existen dos categorías: métodos lineales y métodos ágiles.
Los métodos lineales permiten ver a largo plazo, pero los métodos ágiles reaccionan más ante lo inesperado y los riesgos. El método Agile puede permitir definir objetivos con bastante rapidez sin cambiar la fecha de los entregables.
Definir una lista de tareas pendientes
Una vez aclarados los parámetros del proyecto, es necesario comenzar a dividirlo en secuencias. Puedes hacerlo de forma cronológica o mediante retroplanificación.
En principio, comenzamos estableciendo las etapas intermedias (llamadas “hitos”) para identificar los períodos principales del proyecto. Luego, enumeramos las tareas con más detalle. Llamamos “tarea” al logro que puede alcanzar una persona (un empleado de la empresa por ejemplo).
Definir la secuencia lógica de las tareas del proyecto.
Cuando queremos planificar un proyecto de forma coherente, hay que pensar en vincular las tareas entre sí. Es la parte estratégica de la gestión de proyectos para el cumplimiento de sus objetivos.
En un método clásico de gestión de proyectos , la secuencia lineal de tareas conforma un camino a seguir para ir desde la etapa inicial hasta el final del proyecto. Este camino se denomina “hoja de ruta del proyecto”.
Las tareas están unidas entre sí por «dependencias» que se materializan conectando líneas en un gráfico. Se dice que una tarea que debe realizarse tras otra es “dependiente”.
Ver también: El mejor software de gestión de tareas.
Es importante pensar en las dependencias anteriores y representarlas de forma clara. Permite que un equipo colabore mejor . Si, por ejemplo, estás desarrollando software, es mejor que la redacción del manual de usuario sea lo último, como una dependencia de las tareas anteriores.
De hecho, durante el desarrollo del proyecto , los equipos de desarrollo pueden verse obligados, por razones técnicas, a realizar ajustes imprevistos. En este ejemplo, si el manual de usuario se escribió al mismo tiempo que el desarrollo, reelaborar una característica también implicaría revisar la redacción. Eso multiplicaría por diez la pérdida de tiempo.
Crear hitos para realizar un seguimiento del proyecto.
Además, muchas veces recortamos un cronograma con hitos. Un hito marca el final de una secuencia de ejecución. A menudo se materializa mediante una reunión intermedia. Útil para asegurar la buena gestión del proyecto y que los logros converjan hacia el resultado esperado.
Integrar el factor tiempo
Para representar la programación de tareas, se pueden utilizar gráficos. A menudo se prefieren dos métodos: el método de red PERT y el método del diagrama de Gantt. Estos dos métodos tienen la ventaja de tener en cuenta el factor tiempo en la realización de cada tarea.
Esto permite monitorear el progreso de un proyecto en tiempo real y, si es necesario, recalcular un plazo durante su ejecución.
La red PERT es un método desarrollado por el ejército estadounidense durante la Guerra Fría. En una red PERT, cada tarea está representada por un círculo. En cada círculo, escribe el tiempo más optimista para completar la tarea en cuestión y el tiempo más largo aceptable.
Luego conectamos los círculos con líneas para materializar sus dependencias. Inmediatamente surge la serie de tareas que consumen más tiempo: se dice que esta serie es crítica. Sabemos que es en esta serie donde tendremos que centrar el esfuerzo realizado.
El método del diagrama de Gantt le permite identificar tareas en un calendario.
Asignar presupuesto y recursos humanos.
Además del tiempo, hay que gestionar los recursos humanos y el presupuesto. En una representación gráfica, se puede simbolizar para cada tarea la persona del equipo asignada a su realización. Así como el dinero que pretendemos gastar allí según el presupuesto.
Durante la fase de planificación, el director de proyecto también puede crear calendarios paralelos para gestionar futuras vacaciones de su equipo.
También puede pensar en tablas para gestionar las contingencias presupuestarias. Estas herramientas deben crearse durante la fase de planificación, ya que el ritmo de ejecución del proyecto a menudo no lo permitirá.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los 6 pasos de la planificación?
LOS 6 pasos de planificación constan en orden de:
• Aclarar los parámetros y el plan del proyecto
• Definir una lista de tareas
• Definir la secuencia lógica de tareas
• Crear hitos
• Integrar el factor tiempo
• Asignar presupuesto y recursos humanos