La prospección es un paso crucial en la vida de una empresa. Es lo que permite buscar nuevos clientes y garantiza su rentabilidad y prosperidad . Por lo tanto, no debe tomarse a la ligera.Prospeccionar no significa contactar con cualquier persona para intentar convertirla en cliente . Es necesario tener una buena estrategia de ventas y apoyarse en una base de datos fiable y segmentada para obtener resultados apreciables.
La herramienta clave a implementar para este fin es la ficha de prospección . ¿Qué es? ¿Qué contiene, por qué utilizarla y cómo elaborarla? Optimiza tus posibilidades de conversión comercial. Descubre todo lo que necesitas saber sobre la ficha de prospección en esta guía y los consejos para elaborarla.
¿Qué es un fichero de prospección de ventas?
El expediente de prospección: definición
El fichero de prospección de ventas B2B o B2C es un listado de clientes potenciales para los productos o servicios ofrecidos por una empresa.
Enumera información relativamente general sobre los contactos que aún no han realizado una compra, pero que es probable que lo hagan con el tiempo.
Esta probabilidad de acción se evalúa mediante criterios de calificación . Y la evaluación en cuestión se realiza a corto, mediano y largo plazo.
¿En qué se diferencia de otros archivos?
El expediente de prospección debe diferenciarse del expediente de cliente y de la ficha de prospección :
El expediente del cliente
Una ficha de clientes es una lista de los clientes actuales o pasados de la empresa . Los vendedores ya conocen sus preferencias, posibilidades financieras, necesidades, hábitos de compra , etc. No sucede lo mismo con los prospectos. Están todavía por descubrir y no hay garantía de que los fiches a todos.
La hoja de prospecto
Si bien el archivo de prospección contiene información sobre varios prospectos, la tarjeta de prospecto es una vista completa de la información que tiene sobre un solo prospecto. Generalmente se utiliza para ver, crear o modificar la información del archivo de prospección de un prospecto determinado.
¿Por qué crear un fichero de prospección?
El expediente de prospección es la herramienta básica a la que los equipos de ventas recurren al momento de realizar prospección.
Esta base de datos les permite establecer un plan de prospección comercial eficaz y eficiente . Les proporciona toda la información que necesitan para gestionar de forma óptima sus acciones de marketing y ventas . En definitiva, el objetivo es aumentar las ventas o la facturación.
Un plus para los vendedores
Gracias al archivo de prospección , los vendedores saben exactamente en qué etapa del proceso de venta o de la experiencia de compra de la empresa se encuentra el prospecto . ¿Está listo para actuar o aún necesita formación ( lead nurturing )?
De esta forma, el vendedor puede orientar su discurso o adaptar su enfoque según el caso y, lo que es más importante, puede centrar sus esfuerzos en las oportunidades de venta que tienen más probabilidades de triunfar y de crear valor para la empresa .
Una sólida base de datos de contactos y prospectos
Además, la noción de calificación es muy relativa al contexto de una empresa determinada y del producto para el que se va a realizar la prospección. Un expediente de prospección calificado para una empresa determinada no lo es necesariamente para otra, aunque las actividades sean muy similares.
¡Atención! Para tener éxito, no se limite a adquirir un archivo estándar que esté disponible en libre circulación. Además de los problemas relacionados con el RGPD, corre el riesgo de desgastarse con un archivo que se alejará de su objetivo. Por lo tanto, es preferible crear su propio archivo de prospección o buscar ayuda en función de una segmentación que sea coherente con su actividad.
¿Qué elementos deben incluirse en el expediente de prospección?
El contenido de un dossier de prospección no es el mismo para todas las empresas. Sin embargo, algunos datos se mantienen constantes para disponer de dossiers de calidad :
- Nombre y apellido(s);
- Dirección de correo electrónico profesional;
- Números de teléfono;
- Nombre de la empresa para la que trabaja el prospecto;
- Dirección URL del sitio web de la empresa si lo tiene;
- Ubicación geográfica y dirección postal.
Dependiendo de las necesidades, puede haber información sobre el perfil del prospecto en diferentes redes sociales (LinkedIn, Facebook , Twitter, etc.), sus intereses, etc.
El objetivo es recopilar toda la información útil y relevante que pueda ayudar a los vendedores a guiar a los clientes potenciales a través del proceso de compra de la empresa.
¿Cuáles son los requisitos previos para crear dicho archivo?
Para establecer un expediente de prospección utilizable y relevante es necesario:
- Cómo elegir la herramienta adecuada para almacenar su archivo de prospección
- Define tu perfil de comprador
- Establecer una buena estrategia de prospección
Cómo elegir el software adecuado para su expediente de prospección
Al principio, puede resultar tentador conformarse con una simple hoja de cálculo de Excel, pero pronto se dará cuenta de que esta opción tiene sus límites . En efecto, no es adecuada para que la utilicen varias personas al mismo tiempo (el archivo está bloqueado para que un usuario pueda escribir al mismo tiempo). Además, la protección de los datos está mal garantizada frente a errores de manipulación que puedan alterar la fiabilidad de los datos del archivo, o incluso frente al robo del archivo por parte de un empleado que abandone la empresa.
Por tanto, se recomienda elegir un software CRM adaptado al tamaño y a las necesidades de su empresa para almacenar y gestionar un fichero de prospección.
Para las PYMES y PyMEs, un software CRM como Teamleader Focus le permitirá centralizar la información sobre los prospectos y enriquecerla con datos externos sobre las empresas que desea contactar (ejemplo de ficha de prospectos a continuación).
El software CRM también le permitirá realizar un seguimiento del progreso de las oportunidades de venta , asignar tareas a los miembros del equipo de ventas y generar informes para evaluar la eficacia de las acciones de prospección . También protege sus datos de alteraciones o robos masivos mediante una política de gestión de derechos y copias de seguridad de datos.
Define tu persona o Perfil de Cliente Ideal (ICP)
La persona o Perfil del Cliente Ideal (ICP) es el perfil del cliente ideal de la empresa . Es aquel al que se dirige la oferta de la empresa. Es aquel que la empresa quiere conquistar.
La definición del personaje debe ser lo más precisa posible y acorde con los objetivos actuales de la empresa. Por tanto, sus características pueden evolucionar con el tiempo para afinar la estrategia de marketing y ventas .
En el caso de los intercambios BtoB, por ejemplo, es necesario disponer de información sobre las estructuras objetivo: ¿cuál es su sector de actividad, su área geográfica, su tamaño, etc.?
En el caso de intercambios B2C, es necesario disponer de datos geográficos , características sociales , rasgos de carácter (psicólogo), hábitos de comportamiento , problemas, etc. Cuanto más precisa y completa sea la información disponible, mayores serán las posibilidades de conversión.
Nota: ten siempre presente que no existe un único perfil, pueden existir varios, especialmente si la oferta propuesta es compleja y amplia. Por eso, planifica siempre de 4 a 6 perfiles para no perderte ciertas oportunidades de negocio.
Recuerda también que más del 90% del éxito de las acciones de marketing y ventas depende del target al que se dirige. Cuanto más cualificado sea, mayor será la probabilidad de conseguir los resultados esperados.
Estrategia de prospección
Es la estrategia o cronograma de prospección que define la dirección a seguir y lo que se debe hacer durante la fase de prospección . También es la que detalla qué debe o no debe aparecer en el contenido de la ficha de prospección de clientes .
Si, por ejemplo, planeas comunicarte en una red social determinada porque eres muy activo allí o porque la mayoría de tus públicos objetivos son muy activos allí, debes tener información sobre su perfil en la red social en cuestión en tu archivo de prospección de clientes.
Si no es así, ¿cómo procederás? Lo mismo si planeas buscar clientes potenciales por teléfono o correo electrónico. Debes tener el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de tus clientes potenciales.
¿Cuáles son las 7 técnicas para construir tu fichero de prospección de clientes?
Una vez definida la clientela objetivo y la estrategia de prospección , se puede pasar a la elaboración propiamente dicha de la ficha de prospección de clientes. A continuación, se muestran las diferentes opciones y técnicas que se encuentran a disposición para ello.
1. Juega en tu red
La forma más fácil, rápida y económica de crear una base de datos de prospectos calificados es utilizar su red.
Comunícate con tus amigos , compañeros (antiguos y actuales), familiares , etc. para ver si están interesados en tus ofertas. Si manifiestan su interés, serán los primeros contactos en tu ficha de prospección .
Con el tiempo, cuando se conviertan en clientes fieles de tu negocio, te ayudarán a reponer esta lista. Se convertirán en embajadores de tus productos y servicios. Te recomendarán en su red. Sus conocidos, amigos, colegas, etc. enriquecerán a su vez tu archivo de prospección y así sucesivamente.
2. Utilice la base SIRENE
El uso de la base de datos SIRENE es muy efectivo cuando se desea crear una base de datos de contactos para fines de intercambio comercial BtoB.
La base de datos SIRENE es la base de datos del INSEE , y es más que cualificada, ya que se trata de un fichero gubernamental. En ella se enumeran todas las empresas activas establecidas en Francia. Con ella, se puede realizar una búsqueda muy específica y muy precisa de las empresas que se buscan: zona geográfica, tamaño, volumen de negocio, sector de actividad, código APE, etc.
Una vez que hayas seleccionado las empresas, entra en LinkedIn y escribe el nombre de la empresa en cuestión para descubrir a todas las personas que trabajan allí. Solo tienes que elegir a la persona que más se ajuste a tu buyer persona y contactar con ella.
Al habilitar la función que hace que LinkedIn te sugiera perfiles similares cuando visitas un perfil, ahorrarás tiempo al poder identificar múltiples objetivos en una sola búsqueda.
3. La venta social
El social selling es la técnica de prospección y generación de leads a través de las redes sociales. Se utiliza principalmente en LinkedIn, la primera red social profesional . Puedes:
Haz marketing entrante : crea publicaciones atractivas, interesantes, relevantes y de alto valor agregado para atraer a tus objetivos.
Realiza marketing de salida : contacta directamente a tus clientes objetivo mediante mensajes privados en las redes sociales. También puedes contactarlos por correo electrónico, teléfono u otro medio si utilizas un software de extracción como Phantombuster. Este último extrae los datos de contacto de los clientes que quieres prospectar a cambio de una suscripción mensual o anual.
Únete a grupos temáticos : reúnen a distintas personas interesadas en el tema en cuestión. Si estos forman parte de tus objetivos, encontrarás allí una mina de oro.
Desplázate por las publicaciones de alto engagement : si el tema de las publicaciones en cuestión es un tema que podría interesar a tu público objetivo, encontrarás a tus prospectos en la lista de aquellos que reaccionaron, comentaron o compartieron dichas publicaciones.
¡Atención! Si decides utilizar un software de extracción para obtener los datos de contacto de tus contactos, ten siempre cuidado. Úsalos con prudencia. Las redes sociales no los aceptan demasiado y pueden bloquear tu cuenta.
Nota: Para realizar social selling, es necesario que tengas un perfil en la red social en la que deseas prospectar . El perfil en cuestión debe inspirar confianza, ser ordenado y profesional. Recuerda que sea a tu imagen o a la imagen de la empresa para la que trabajas.
4. Sitios de anuncios de contratación
Las bolsas de trabajo son una fuente fiable de contactos B2B . Encontrarás todas las empresas que puedan estar interesadas en tus productos o servicios.
Y al elegir esta ruta, puedes estar seguro de que tus prospectos estarán calificados ya que ellos mismos han expresado su interés.
5. Recintos feriales especializados
La idea detrás de las ferias especializadas es reunir a actores del mismo sector para atraer a clientes potenciales . Por lo tanto, investigue sobre ferias relacionadas con su sector de actividad e inscríbase en ellas. Allí conocerá a muchos clientes potenciales .
También puedes invertir el principio y buscar ferias comerciales en las que tu público objetivo pueda participar como expositor. Pide la lista de participantes y ponte en contacto con ellos para ver si están interesados en tus productos o servicios.
6. Google Maps y Mi negocio
En los últimos años, Google ha desplegado medios colosales para convencer a los artesanos de que se registren en Google My Business . Además, aunque no estén en su mayoría digitalizados, tienen una pequeña presencia en línea.
Haciendo una búsqueda rápida en Google Maps , podrás ver dónde están y obtener su nombre, dirección, número de teléfono, etc.
Así que, si haces un pequeño recorrido por él, descubrirás muchas empresas que podrían estar interesadas en las soluciones que ofreces. ¿Quién sabe? Quizá tu target esté a tan solo unos pasos de donde tú estás.