En la gestión de proyectos, cualquier lanzamiento de proyecto comienza con una reunión inicial o reunión inicial en inglés. Es un proceso clásico de la metodología de gestión de proyectos .
¿Qué es una reunión inicial? ¿Por qué es tan importante este inicio para una empresa? ¿Cómo iniciar con éxito la reunión? Responderemos a estas preguntas en este artículo.
¿Qué es una reunión inicial?
En inglés, “to kick off” significa literalmente “ kick off ”, “poner en marcha”. Aplicada a la gestión de proyectos , la reunión kick off es un tipo de reunión imprescindible. Especialmente durante el lanzamiento de cualquier proyecto. De hecho, esta es la primera reunión que reúne a los distintos actores del nuevo proyecto. Es decir tanto los miembros del equipo, como los socios patrocinadores o el cliente.
También llamada “ reunión de lanzamiento o puesta en marcha ”, el lanzamiento tiene como objetivo hacer un balance. Le permite identificar información importante y comenzar a enmarcar el proyecto. También es una oportunidad para plantear dudas, problemas aparentes u otros. Esta reunión inicial debe tener lugar después de la aprobación del estatuto del proyecto y la creación del plan del proyecto . Pero antes de comenzar el proyecto real. Es durante este inicio que se presentan los distintos aspectos del proyecto (objetivo, plan, roles, etc.). Los participantes están invitados a hacer todas sus preguntas.
Al final de la reunión inicial , el proyecto debe quedar claro para todos. Todos los participantes deben haber llegado a un entendimiento común respecto de las responsabilidades y las tareas a realizar.
¿Cuáles son los diferentes tipos de reuniones iniciales?
Hay muchos modelos de kick off porque hay varios tipos de empresas. Una reunión de lanzamiento puede presentar un plan de comunicación, la venta de un nuevo producto, etc.
1- Interno
Es el tipo de reunión más fácil . Este inicio tiene como objetivo actualizar al equipo sobre su entorno de trabajo en particular. Y darles la oportunidad de plantear todas sus dudas antes del lanzamiento del propio proyecto.
Algunos proyectos están patrocinados por líderes. En este caso, es necesario prever una reunión inicial a mayor escala , que incluya a estos líderes. Para que todos estén informados al mismo tiempo.Centrarse en el propósito y los objetivos del proyecto. Y sobre cómo este proyecto forma parte de los objetivos de la empresa.
3- Proyecto externo o con el cliente
Es necesario planificar una reunión inicial con las partes interesadas del lado del cliente. Con el fin de definir con precisión los objetivos y entregables del proyecto. Es durante esta reunión inicial cuando deberá establecer expectativas.
Al final del saque inicial, deberías haber llegado a un acuerdo sobre el objetivo y el entregable.
4- Proyecto ágil
Los equipos ágiles trabajan por sprint (breve período de trabajo en una tarea). No es necesario organizar una reunión inicial en cada sprint. Pero recuerde organizar una reunión inicial al comienzo del proyecto. Para asegurarse de que los equipos tengan todo lo que necesitan para completar sus sprints.
¿Cuáles son los objetivos de una reunión inicial?
Lo mencionamos, el inicio es una reunión de inicio del proyecto. Su principal objetivo es llegar a un acuerdo común sobre los objetivos y contenidos del proyecto. Pero este no es su único objetivo. De hecho, hay muchos intereses en organizar este tipo de reuniones.
En primer lugar, la reunión inicial permite a todas las partes interesadas obtener información clave del proyecto . Además, este es el momento para que el equipo haga todas las preguntas sobre el proyecto. Esto asegura que todos comprendan lo que se espera y cuál es el propósito del proyecto.
Esta reunión de negocios también permite
- Definir los retos y objetivos del proyecto.
- Determinar las normas y buenas prácticas para llevar a cabo el proyecto.
- Definir con precisión el rol y las necesidades de cada actor
- Prevenir posibles riesgos y anticipar posibles puntos de bloqueo
- Establecer el plan de acción y el cronograma del proyecto.
Más que un marco de proyecto , la reunión inicial construye buenas relaciones entre las partes interesadas del proyecto. Esta reunión inicial es, por tanto, una oportunidad para iniciar una dinámica positiva, para que el proyecto se desarrolle en las mejores condiciones posibles.
1. Prepárese para la reunión inicial que se avecina
Para que la reunión inicial tenga éxito, debe estar bien preparado. De hecho, este es un momento clave en la gestión de proyectos , por lo que hay que tomarse el tiempo para pensar en ello.
Para ello, el patrocinador del proyecto deberá definir detalladamente la agenda de inicio. Esto incluye el plan del proyecto, los objetivos o la presentación de los distintos stakeholders en el momento de la reunión con el cliente. Sin olvidar planificar un tiempo para preguntas/respuestas en esta reunión de negocios. Una vez bien definida la agenda hay que pensar en los aspectos prácticos:
- Elige una fecha, un lugar y establece la duración de la reunión
- Planificar el proceso, incluyendo tiempos de descanso si es necesario.
- Enumere los participantes y envíeles una invitación.
- Recuerda enviar la agenda de la reunión al mismo tiempo que la invitación.
Esta lista no es exhaustiva. No olvide designar a una persona para que tome notas durante la reunión. De esta manera, podrá enviar un informe de la reunión a cada participante.
2. Invita a las personas adecuadas a la reunión.
Esta es quizás la parte más complicada de organizar una reunión inicial. De hecho, para que esta reunión sea beneficiosa, es necesario que asistan las personas adecuadas . Pero ¿qué entendemos por “buena gente”? Estos son los ponentes cuya presencia en este encuentro es imprescindible.
De nada sirve invitar a toda una organización a riesgo de perder tiempo y hacer más confusa la reunión. Por lo tanto, es necesario hacer una lista de los actores clave para el buen funcionamiento del proyecto. Al igual que los miembros del equipo técnico responsables del entregable, el Project Manager el cliente si corresponde, los patrocinadores, etc.
3. Explicar el proceso de la reunión.
Para que todos sepan qué esperar, es importante explicar el proceso de la reunión. Por ejemplo, puedes iniciar la reunión dando la vuelta a la mesa para que todos se presenten. Especialmente si en la reunión participan actores externos a la empresa.
Luego tómate un momento para detallar el transcurso de la reunión . Discuta los diversos puntos que se discutirán durante esta reunión inicial. Poder visualizar el progreso de la reunión ayudará a que los asistentes presten más atención. Y también reforzará su implicación en este encuentro.
4. Presentar el proyecto
Durante esta etapa, no todos los participantes conocen todo el proyecto. Por tanto, es importante tomarse el tiempo para recordar los elementos del proyecto :
- ¿Cuál es el contexto del proyecto?
- ¿Por qué se lanzó?
- ¿Cuáles son los entregables esperados?
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
También es importante tomarse el tiempo para explicar el cronograma completo del proyecto . Al igual que las diferentes etapas de realización, así como los plazos de vencimiento de cada una de ellas. No dudes en equiparte con un buen software de planificación de proyectos .
5. Determinar el papel de todos
Ya identificaste a los diferentes actores del proyecto cuando estableciste la lista de invitados. Sin embargo, es importante volver a esto y especificar claramente el rol y las responsabilidades de cada uno.
Durante esta fase, debes responder las siguientes preguntas:
- Quien hace que ? Y por qué ?
- ¿A quién se debe contactar primero?
- ¿Quiénes son los superiores directos? ¿Y los tomadores de decisiones?
Si todos conocen su rol y responsabilidades, el avance del proyecto será más sencillo. Esto evitará que varias personas del equipo del proyecto realicen las mismas tareas. Y sobre todo, evita que se olviden determinadas tareas. Para que todos puedan orientarse, puede configurar una matriz RACI que se distribuirá a todos.
6. No olvides los riesgos
Para que esa gestión de proyectos sea eficaz, debe considerar los posibles riesgos . De hecho, cualquier proyecto contiene un elemento de riesgo. Cuanto antes se identifiquen, mejor. Esto te da la oportunidad de preparar estrategias para afrontarlo.
Por lo tanto, es a partir de la reunión inicial cuando se deben abordar estos riesgos. Entonces, juntos, pueden comenzar a pensar en formas de evitar o superar estos obstáculos. Esto le permitirá no encontrarse bloqueado si se interpone un obstáculo en su camino.
7. Establecer próximas reuniones
Como su nombre lo indica, el kick off es solo la etapa inicial del lanzamiento del proyecto. Por lo tanto, es apropiado planificar los próximos pasos a partir de esta reunión. Después del tiempo de preguntas/respuestas, debe tomarse un tiempo para informar. Esto garantiza que todos los oradores estén en sintonía y que se hayan entendido todos los elementos de la reunión.
Luego tienes que pensar en redactar el informe de la reunión y enviarlo a cada miembro de tu equipo. Finalmente, considere fijar una fecha para la próxima reunión. Sin olvidar también fijar los objetivos a los que habrá que responder.