Con la entrada en vigor el 25 de mayo de 2018 de la nueva ley de protección de datos personales de la Unión Europea, el GDPR, ha llegado el momento de que los especialistas en correo electrónico se aseguren de que sus acciones sean conformes.
¿Pero qué es el RGPD?
El cambio más significativo que aporta el RGPD a los profesionales del correo electrónico es cómo se procesa el consentimiento , incluida la cuestión de cómo recopilar y mantener el consentimiento.
El RGPD actualiza los derechos de los ciudadanos europeos en términos de datos personales y esto significa que la forma en que su marca ha recopilado el consentimiento de los usuarios en el pasado ya no podrá cumplir después de mayo de 2018.
El RGPD va más allá del consentimiento requerido según la Directiva de privacidad de la UE, que actualmente está vigente en toda la UE.
La nueva normativa exige que las marcas recopilen el consentimiento positivo, libre, específico, claro e inequívoco para cumplir.
Aquí hay cinco cosas a considerar cuando se trata del consentimiento de sus clientes.
- El consentimiento debe darse mediante un acto positivo y no utilizar casillas previamente marcadas.
- Según el RGPD, mantenga las solicitudes de consentimiento separadas de otros términos para sus correos electrónicos
- Obligación del RGPD: conservar prueba de consentimiento para sus envíos de correo electrónico
- El RGPD exige que facilites la retirada del consentimiento en tus correos electrónicos e indiques claramente cómo hacerlo.
- Verifique sus prácticas y consentimientos de envío de correo electrónico existentes para que estén en línea con el RGPD
1. El consentimiento debe otorgarse mediante acto positivo y no utilizar casillas previamente marcadas.
Para que el consentimiento sea válido según el RGPD, un cliente debe confirmarlo activamente, por ejemplo, marcando una casilla sin marcar previamente. Las casillas marcadas previamente que implican inacción del cliente no son válidas según el RGPD.
2. Según el RGPD, mantenga las solicitudes de consentimiento separadas de otros términos para sus correos electrónicos
El consentimiento para enviar correos electrónicos debe otorgarse libremente y este solo es el caso si una persona realmente tiene la opción de suscribirse o no a mensajes de marketing. Si, por ejemplo, es necesario registrarse para recibir un boletín informativo para descargar un documento técnico, el consentimiento no se otorga de forma gratuita.
Según el RGPD, se debe separar el consentimiento para recibir correos electrónicos de marketing .
Nunca adjunte su consentimiento a sus términos y condiciones.
Por ejemplo, cuando alguien descarga una guía u otro contenido del sitio web de Mailjet, tiene la opción de suscribirse a su boletín marcando una casilla. La suscripción al boletín es opcional, siempre podrás descargar la guía sin restricciones. (ver imagen anterior)
3. Obligación del RGPD: conservar la prueba del consentimiento para sus envíos de correo electrónico
El RGPD no sólo establece las reglas sobre cómo recopilar el consentimiento, sino que también exige que las empresas lleven un registro de estos consentimientos .
En algunos países, la carga de la prueba del consentimiento siempre ha sido responsabilidad de la empresa que obtuvo la aceptación. Sin embargo, para muchos otros especialistas en marketing, este requisito es un nuevo desafío.
Mantener la prueba de consentimiento (en su base de datos o en un archivo CSV) significa que debe poder proporcionar varias pruebas, entre ellas:
- La lista de personas que han dado su consentimiento.
- Cuando dieron su consentimiento.
- Lo que les dijiste en el momento del consentimiento.
- Cómo dieron su consentimiento (por ejemplo, durante el pago, a través del formulario de Facebook, etc.)
- Si han retirado su consentimiento.
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4. El RGPD exige que facilites la retirada del consentimiento en tus correos electrónicos e indiques claramente cómo hacerlo
Todas las principales leyes de correo electrónico exigen que las marcas brinden a sus suscriptores la posibilidad de negarse a recibir correos electrónicos .
Cada correo electrónico de marketing que envíe debe incluir una opción para cancelar la suscripción.
Si ya cumple con las leyes vigentes actualmente, es posible que no necesite cambiar mucho con respecto a este requisito de cumplimiento del RGPD.
Aún así, ahora es un buen momento para revisar su proceso de cancelación de suscripción actual para asegurarse de que está siguiendo las mejores prácticas:
- No cobre tarifas.
- No requiere ninguna información más que una dirección de correo electrónico.
- No requiere iniciar sesión para darse de baja.
- No solicite a los suscriptores que visiten más de una página para enviar su solicitud.
También es importante señalar que un proceso complicado para cancelar la suscripción también es un factor importante en las quejas de spam. De hecho, implementar barreras de exclusión voluntaria no sólo puede comprometer el cumplimiento de la ley, sino también poner en riesgo las estadísticas de capacidad de entrega.
5. Verifique que sus prácticas y consentimientos de envío de correo electrónico existentes estén en línea con el RGPD.
El RGPD no solo se aplica a los usuarios que se registraron después del 25 de mayo, sino que se aplica a todos los usuarios de la UE que estén en su base de datos en un momento dado.
Si sus usuarios actuales le han dado su consentimiento de manera no conforme ante las nuevas regulaciones (por ejemplo, si actualmente utiliza casillas premarcadas), deberá solicitar su consentimiento .
Así, podrás seguir los siguientes pasos:
- Verifique su lista de contactos existente.
- Determine quién en su lista de contactos ya ha proporcionado su consentimiento conforme al RGPD y asegúrese de tener un registro claro de esos consentimientos.
- Si para algunos de sus contactos no tiene un consentimiento de cumplimiento o si no está seguro de si cumple o no, deberá realizar una campaña de reautorización para actualizar este consentimiento o eliminar al suscriptor de su lista de correo. .
Para verificar su cumplimiento del RGPD para mayo de 2018, aún puede realizar este cuestionario interactivo y gratuito.