El fichero de prospectos juega un papel importante en el desarrollo del negocio porque permite centralizar y consolidar toda la información relativa a los clientes potenciales. Permite recopilar datos clave como nombre, cargo, empresa, sector de actividad, datos de contacto, centros de interés, etc.
¿Qué es una hoja de plomo? ¿Cómo funciona la hoja de prospectos y qué modelo se debe preferir? ¿Qué información debe incluirse en un archivo de prospecto? ¿Qué herramientas utilizar?
Definición de hoja de prospectos
Un archivo de prospecto es un documento que enumera toda la información sobre un prospecto . Atención ! Esta no es una información cualquiera. Esta es la información que los equipos comerciales de una empresa necesitan para encontrar una estrategia digital o comercial adecuada y hacerla despegar.
Esta información recopilada también ayuda mucho a la segmentación de contactos para lograr mejores resultados. Ya lo tienes, la ficha prospectiva es la herramienta en la que se basan los comerciales para realizar la prospección comercial .
Allí encuentran todo lo que puede mejorar las relaciones con los clientes y el rendimiento de las campañas de marketing de su negocio. Este modelo se utiliza tanto en B2B como en B2C. Además de los datos de contacto de los clientes potenciales y existentes, el archivo de prospectos proporciona información sobre las preferencias y necesidades de los contactos . Esta información se establece a partir de:
- De su comportamiento en el sitio web de una empresa o frente a los correos electrónicos promocionales que les envía una empresa.
- Notas tomadas por los equipos comerciales tras un contacto o intercambio comercial entre las 2 partes.
Para tener en cuenta : el archivo de prospecto debe distinguirse del archivo de cliente o prospecto. De hecho, el expediente del cliente potencial proporciona información relativa a un único cliente. El fichero, por su parte, contiene información relativa a varios clientes o prospectos de características similares (clasificación previa).
Los 2 documentos no se presentan de la misma forma y su uso así como su visualización son diferentes. Ésta es la razón por la que se dice que el archivo de prospectos es una herramienta comercial . La ficha de prospecto, por el contrario, es una herramienta de marketing . En marketing nunca trabajamos a escala individual, sino por segmentos.
¿Qué herramienta para desarrollar una hoja de prospecto?
EL software CRM son las herramientas más adecuadas para desarrollar su archivo de prospecto.
Ayudan a centralizar y organizar todos los datos de los clientes en un solo lugar, lo que facilita la comprensión de sus necesidades y preferencias.
Algunos incluso permiten complementar la información básica sobre el cliente potencial con información cualitativa como datos sobre el volumen de negocios o la rentabilidad de la empresa.
También ofrecen funciones de automatización de tareas, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de error.
Al realizar un seguimiento de las acciones de ventas, es posible realizar un seguimiento de todas las interacciones con cada cliente potencial, lo que facilita adaptar las estrategias de ventas en función de sus respuestas.
¿Qué es un buen archivo de prospectos?
Una hoja de prospecto se considera cualitativa cuando los datos contenidos en ella cumplen acumulativamente las pocas condiciones que se detallan a continuación.
1. Accesibilidad de los datos
No basta con listar los datos y añadir otros cuando se presente la oportunidad. Esto es inútil.
Hay que organizarlos de forma estructurada y priorizarlos para que sus usuarios (equipo comercial, responsable, etc.) puedan encontrar fácilmente lo que buscan sin perder tiempo. Es además de todo interés recoger esta información en un expediente de prospección .
2. Utilidad, relevancia y calificación
Por supuesto, no tiene sentido tener una base de datos inoperable . Es necesario que la información proporcionada en esta base de datos pueda orientar a sus usuarios.
Y para que esto sea posible, los datos deben ser relevantes , útiles y cualificados . Pueden, por ejemplo, indicar un comportamiento, una preferencia, una necesidad o una intención:
Este contacto prefiere una prospección por correo electrónico a una prospección telefónica .
- Un contacto de este tipo casi siempre reacciona positivamente a un correo electrónico de seguimiento de un cliente potencial.
- Esta estrategia de CRM y prospección de clientes casi siempre produce el resultado esperado independientemente del perfil del cliente/cliente potencial.
- Un contacto así es lo suficientemente maduro como para convertirse.
La lista no es exhaustiva. Pero, en pocas palabras, los datos disponibles deberían ayudar a los usuarios del archivo del cliente potencial a tomar la mejor decisión posible. Y esto, para permitir a la empresa alcanzar rápida y fácilmente sus objetivos.
3. Calidad de los datos
LOS datos deben ser válidos, completos , precisos , consistentes y disponibles oportunamente. De lo contrario, no serán de mucha utilidad.
4. Facilidad de actualización
Los equipos comerciales deben actualizar periódicamente la base de datos para que pueda seguir siendo utilizable.
La actualización podrá consistir en una modificación de datos disponibles o en la adición de nueva información útil, relevante y cualificada .
5. Cumplimiento del RGPD
En B2C EL prospecto o cliente primero debe haber dado su consentimiento para recibir mensajes o correos electrónicos de prospección de la empresa antes de que esta los envíe.
Este consentimiento se manifiesta mediante el suministro de datos personales : dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.
La empresa debe, además, darle un acceso seguro a sus datos para que pueda modificarlos si así lo desea. Una empresa también debe dar la posibilidad de darse de baja del programa cuando quiera.
En B2B se permite la prospección a través del correo electrónico empresarial . Pero se debe brindar al cliente o prospecto la posibilidad de modificar sus datos de forma segura si es necesario.
También es necesario que el sondeo se ajuste a su profesión, de lo contrario será asimilado a acoso.
Ver también: ¿ Qué es el RGPD? Impactos en el envío de correos electrónicos
¿Qué contiene un archivo de prospecto?
Una buena hoja de prospecto debe proporcionar información sobre la identidad del prospecto, la información transaccional o calificación y el historial de comportamiento del prospecto . Obtenga más información sobre cada elemento en los párrafos siguientes.
1. Identidad del cliente potencial
En B2C, la información a recopilar para un formulario de cliente potencial es:
- Apellido y nombres.
- Edad y sexo.
- Buzón.
- Correo Electronico.
- Número de teléfono.
- Situación profesional.
- Aficiones.
- Hábitos de gasto.
- Área geográfica.
En B2B la información que debes completar para tu ficha de prospecto es:
- Nombre y dirección de la empresa.
- Sector de actividad de la empresa.
- Página Web de la compañía.
- Cargo y puesto del contacto en la empresa.
- Número de teléfono y dirección de correo electrónico profesional del contacto en la empresa.
- Número de empleados de la empresa.
- Resultados e ingresos del negocio.
- Tamaño de la empresa y número de franquicias.
- Competidores conocidos de la empresa.
- Socios de la empresa, proveedores y clientes.
La lista no es exhaustiva. Toda información que pueda ayudar a hacer eficiente la estrategia comercial y la prospección de marketing de la empresa es bienvenida. Cuanto más conozca una empresa su objetivo, mejores serán los resultados.
2. Elementos Calificativos
LOS elementos calificativos se refieren al historial comercial (transaccional) de los prospectos. ¿Qué productos o servicios les interesan?
¿Cómo fueron los intercambios con el servicio de atención al cliente o comercial de la empresa (a qué hora o qué día) si los hubo? ¿Los descuentos parecen interesarles? ¿Cuándo fue el último intercambio? Etc.
Toda esta información permite identificar oportunidades de venta (de conversión). Con esta información, los equipos comerciales saben exactamente qué argumentos convencer.
De este modo podrán poner todas las posibilidades de su lado para alcanzar los objetivos fijados. No dude en utilizar un software de servicio al cliente para ayudarle a usted y a sus equipos.
3. Historial de comportamiento del cliente potencial
L’ historia del comportamiento aquí se analiza a escala individual. ¿A qué hora/día el cliente potencial suele consultar los correos electrónicos o mensajes?
¿ Cómo se comporta el cliente potencial en el sitio web de la empresa? ¿ Cómo reaccionó durante las anteriores campañas de marketing lanzadas por la empresa? ¿Cuáles son sus intereses: ha descargado recursos del sitio, un documento técnico, etc.?
Con esta información los equipos comerciales saben cómo y cuándo actuar para obtener buenos resultados.
Preguntas frecuentes: hoja de prospectos
Llegamos al final del artículo sobre el expediente del prospecto . Esperamos que todo lo dicho pueda ayudarte a entender mejor de qué se trata. Ahora pasemos a la sección de preguntas y respuestas.
¿Cuál es la diferencia entre un cliente potencial y un prospecto?
La diferencia entre un líder y un prospecto radica en el grado de madurez en relación al proceso de ventas de la empresa .
El líder designa a alguien que busca información sobre algo y que quiere conocer todas las soluciones que se le ofrecen para ello.
El prospecto, por otro lado, es alguien que ya sabe lo que quiere, pero que no puede decidir a quién recurrir. satisfacer su necesidad .
¿Cuáles son los tipos de clientes potenciales?
Podemos distinguir 3 categorías de prospectos a conocer:
Fríos : son aquellos que podrían estar interesados en los productos o servicios de la empresa, pero que aún no han mostrado concretamente su interés en ellos.
tibios : son aquellos que ya han manifestado interés en los productos y servicios que ofrece la empresa. Pero no tienen prisa por comprarlos. En otras palabras, tienen una necesidad, pero no es lo suficientemente apremiante como para querer actuar.
Calientes : son aquellos que han manifestado claramente interés por los productos y servicios de la empresa. Y simplemente están esperando un llamado a la acción para actuar. Por tanto, la empresa debe actuar lo antes posible. de lo contrario, las buenas perspectivas se volverán hacia los competidores .